E. Bedrijfsvoering

Inleiding

In deze paragraaf gaan wij in op een aantal zaken die van belang zijn voor de bedrijfsvoering in het begrotingsjaar. Bedrijfsvoering is geen doel op zich. Het is een belangrijk middel om de resultaten die we als bestuur willen bereiken, ook daadwerkelijk te realiseren.

Personeel en Organisatie
De huidige cao Gemeenten 2019-2020 loopt af per 1 januari 2021. De daarbij betrokken overlegpartijen hebben aangegeven de onderhandelingen over een nieuwe cao te starten in november 2020. Afhankelijk van de afspraken die daarin gemaakt worden, zal een lokale uitwerking daarvan noodzakelijk zijn. Zowel vertegenwoordigers van werkgevers als werknemers hebben vermeld afspraken te willen maken over het harmoniseren van verlof en de introductie van vitaliteitsbeleid bij gemeenten. Op het moment van schrijven is de ontwikkeling van de salariskosten (lonen en sociale premies) niet bekend. In de begroting 2021 is gerekend met een toename hiervan met in totaal 2,6%.   
Organisatie- en personeelsontwikkeling blijft een belangrijk onderwerp in 2021. Onderdelen waaraan zeker aandacht zal worden besteed zijn een breed leiderschapstraject, strategische personeelsplanning in combinatie met het werken met competenties, het bevorderen van arbeidsmobiliteit en het centraal stellen van persoonlijke ontwikkeling van onze medewerkers.
Het dynamisch karakter van de Risico Inventarisatie en Evaluatie zorgt ervoor dat ook in 2021 aandacht moet worden besteed aan de actualisering ervan.
Nieuwe werksituaties, de bijgewerkte arbo catalogus gemeenten en nieuwe inzichten geven hiertoe aanleiding. De resultaten van deze actualisering zullen we ter toetsing aanbieden aan de arbodienst en het reguliere besluitvormingstraject laten ingaan.
Ook de bedrijfsnoodplannen zullen we opnieuw bekijken met expliciete aandacht voor de BHV bezetting, operationele aansturing, ontruimingsoefeningen en oefeningen met de zogenaamde evac chairs.

Huisvesting - Verduurzamen stadhuis
In 2019 is gestart met de voorbereiding voor het verduurzamen van het stadhuis en hiervoor is een werkgroep gestart. In de raadvergadering van 30 juni heeft de gemeenteraad besloten hiervoor een krediet van 2,2, miljoen beschikbaar te stellen. In de loop van 2020 is dit plan op hoofdlijnen meer in detail uitgewerkt. De definitieve detaillering en uitvoering loopt naar verwachting door tot in 2023.

Financiën
De begroting 2021 is de vierde begroting die we via de website (https://terneuzen.pcportal.nl/ ) kunnen raadplegen.
In 2021 zetten wij in op een verdere optimalisering van de financiële periode rapportage. De (financiële) middelen worden schaarser, dus zal de behoefte aan stuurinformatie verder toenemen. Het opnemen van een financiële prognose in een rapportage past hierin.
In 2020 stelden we voor het eerst een kaderbrief op voor de periode 2021-2024 (voorheen was dit een perspectievennota). Voorafgaand hieraan hebben we uw raad meegenomen in toekomst scenario’s met een tijdhorizon van 10 jaar. Gezien het belang van (externe) toekomstige ontwikkelingen op het gebied van de financiën van onze gemeente (denk aan herziening van het Gemeentefonds) worden dit soort scenario’s alleen maar belangrijker.
Het teamplan 2021 van financiën bevat verdere proces optimalisaties binnen de eigen processen die we met de lean methodiek gaan aanpakken. Anderzijds evalueren we de eerder doorgevoerde veranderingen vanuit de PDCA-gedachte (PDCA = plan, do, check, act).
Efficiency maatregelen zoals het promoten bij leveranciers van het versturen van elektronische facturen zetten wij voort.
Onze gemeente vervult vanaf medio 2020 voor 3 jaar de kassiersrol voor de regio deal Zeeuws Vlaanderen. Dit past in onze voortrekkersrol bij (regionale) samenwerking. Deze kassiersrol heeft ook invloed op het jaarrekeningproces. Vandaar dat we voor 2021 inzetten op het borgen van de versnelling die we in 2020 hebben ingezet met betrekking tot de jaarrekening.
Samen met het team P&O en Controlling geven we verdere invulling aan de voorwaarden uit het horizontaal toezicht van de belastingdienst. Hieronder valt het proactief (per kwartaal) nemen van steekproeven op o.a. BTW verwerking.

Controlling
Vanaf 2021 legt het college een rechtmatigheidsverantwoording af. Dit is nieuw. In de jaarrekening 2020 spreekt de accountant voor het laatst een oordeel uit over de getrouwheid en de rechtmatigheid.  In de rechtmatigheidsverantwoording geeft het college aan in hoeverre de in de jaarrekening opgenomen baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit houdt in dat deze in overeenstemming zijn met de financiële bepalingen in relevante wet- en regelgeving en met de door de raad vastgestelde kaders, zoals de begroting en de verordeningen.
Dit betekent dat de accountant vanaf het boekjaar 2021 in de controleverklaring alleen nog een oordeel geeft over de getrouwheid van de jaarstukken.
De rechtmatigheidsverantwoording van het college is onderdeel van deze jaarstukken. En daarmee neemt de accountant deze verantwoording mee in het getrouwheidsoordeel.

Inkoop
Jaarlijks stellen wij aan de hand van een inkoopanalyse en de begroting een inkoopactieplan op. Hierin zijn aan de hand van een prioriteitenstelling de specifieke inkoopactiviteiten voor dat jaar opgenomen. Waar mogelijk passen wij SROI toe. Als het mogelijk en zinvol is werken wij samen met de gemeenten Hulst en Sluis. Wij leveren de inkoopondersteuning voor de gemeente Sluis en de RUD Zeeland.

Juridische zaken
In het laatste kwartaal 2020 en voor 2021 worden een behoorlijk aantal extra bezwaarschriften verwacht. Enerzijds betreft dit de bezwaarschriften op de definitieve beschikkingen TOZO en anderzijds de bezwaarschriften op de beschikkingen uren huishoudelijke hulp.
Naar verwachting zal in 2021 de Wet open overheid in werking treden. De kern van het wetsvoorstel is dat overheidsorganisaties verplicht worden om elf categorieën documenten actief openbaar te maken: wet- en regelgeving, organisatiegegevens, raadsstukken, bestuursstukken, stukken van adviescolleges, convenanten, jaarplannen en -verslagen, verzoeken Wet openbaarheid van bestuur en Wet open overheid, onderzoeken, beschikkingen en klachten. Hiernaast geldt een inspanningsverplichting voor bestuursorganen om relevante documenten uit eigen beweging openbaar te maken. Het wetsvoorstel richt zich daarnaast op het 'op orde brengen' van de informatiehuishouding. Dit heeft betrekking op een zorgplicht van gemeenten met betrekking tot de informatiehuishouding en een verplichting om te komen tot een overheidsbreed 'meerjarenplan'. Het verwachte invoeringstraject duurt acht jaar. Te zijner tijd zal de VNG voorstellen doen voor de implementatie bij gemeenten. Aan de hand daarvan zullen wij de raad per brief informeren.
De wet elektronische publicaties is in juni 2020 aangenomen, de inwerkingtreding is naar verwachting per 1 januari 2021. De wet regelt de toegankelijkheid van (voorgenomen) overheidsbesluiten. Alle wettelijk voorgeschreven bekendmakingen, mededelingen en kennisgevingen van (voorgenomen) besluiten die niet tot één of meer belanghebbenden zijn gericht, moeten worden gepubliceerd (www.officielebekendmakingen.nl). Door deze standaardisatie wordt het voor burgers mogelijk om op één website alle algemene bekendmakingen, mededelingen en kennisgevingen van alle overheden te raadplegen. Wij gebruiken deze website al, naast de bekendmakingen als service in onze gemeentepagina in het Zeeuws-Vlaams Advertentieblad. De consequenties voor onze gemeente zijn beperkt. Wat wel nieuw is, is de verplichting om stukken welke nu nog fysiek ter inzage liggen, per 2022 online te plaatsen. Na inwerkingtreding van deze wet zullen wij zoals eerder aan de raad toegezegd onze werkwijze van verkorte bekendmakingen evalueren en ter informatie aanbieden aan de gemeenteraad.
Al vele jaren is de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer in voorbereiding. Inwerkingtreding is nu voorzien in de loop van 2021. Bij inwerkingtreding zal er een aantal veranderingen voor gemeenten plaatsvinden op het gebied van elektronisch verkeer. Zo wordt het onder meer verplicht om voor elk formeel bericht een elektronisch kanaal aan te wijzen waarop burgers en bedrijven ons kunnen bereiken. Ook regelt de wet de mogelijkheid om beveiligde berichten te verzenden via een berichtenbox, zoals MijnOverheid en Ondernemersplein.

Informatiebeveiliging en privacy
Onze gemeente is sterk afhankelijk van digitale systemen, diensten en processen. De digitale ruimte biedt veel kansen maar maakt die ook kwetsbaar voor menselijk en technisch falen. Datalekken, digitale verstoringen, incidenten en digitale criminaliteit zijn aan de orde van de dag.
De gemeente krijgt op verschillende manieren te maken met digitale veiligheid. Wij hebben een  belangrijke taak op het gebied van de continuïteit van de gemeentelijke dienstverlening en bedrijfsvoering.
Menselijk falen vormt nog steeds het grootste deel van de beveiligingsincidenten. Er is een steeds hogere dreiging van cybercriminaliteit. Afpersing door de inzet van ransomware blijkt succesvol. Ransomware, maar ook diefstal van informatie door criminelen, heeft een grote impact op de organisatie die daarvan het slachtoffer is. Het is aan ons om te zorgen voor digitale weerbaarheid.
De Baseline Informatieveiligheid voor de Overheden (BIO) is een belangrijk instrument voor informatieveiligheid. Samen met tien bestuurlijke principes die de VNG heeft geformuleerd vormt dit de basis voor de Informatiebeveiliging voor de komende jaren.
Het vergroten van het kennisniveau rondom digitale veiligheid geldt voor bestuurders maar ook voor het gehele ambtelijke apparaat en de inwoners van onze gemeente. Het in beeld brengen van de kwetsbaarheden (risicomanagement) moet de digitale weerbaarheid van onze gemeente versterken.
De rollen, taken en verantwoordelijkheden voor informatiebeveiliging en privacy hebben wij  vastgelegd in ons privacybeleid en privacyreglement.
In 2020 hebben wij een goede basis gelegd om te kunnen voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) . In 2021 willen wij de organisatie omtrent de AVG verder versterken. Een Zeeuws breed initiatief tot samenwerking op het gebied van de Functionaris voor Gegevensbescherming (FG) gaat zorgen voor continuïteit bij de vraagstukken over privacy.
De jaarlijkse rapportage van de FG laat zien dat wij als gemeente op de goede weg zijn. Privacy by design is het uiteindelijke doel. Dat wil zeggen dat bij alles wat we doen, we in een zo vroeg mogelijk stadium zowel technisch als organisatorisch een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens willen garanderen.

Informatievoorziening
Komend jaar zal gestart worden met een informatiebeleidsplan. Met een informatiebeleidsplan willen we aansluiten bij de (informatie)behoeften van de organisatie. Niet alleen de technische oplossingen zijn leidend voor de keuzes die we maken als het gaat om de informatievoorziening. Maar uitgangspunten als digitaal en zaakgericht werken, enkelvoudige opslag versus meervoudig gebruik van gegevens, werken met standaarden en informatiebeveiliging zijn bepalend voor de informatisering en automatisering. Door dit goed in te richten kan onze gemeente niet alleen veel beter inspelen op de vragen en verwachtingen die er nu al liggen, maar ook op die nog gaan komen, bijvoorbeeld in het kader van samenwerkingsverbanden, het sociaal domein en de naderende Omgevingswet.

Geodesie
Wij vervullen een leidende rol in de samenwerking met de overheden in de provincie Zeeland op het gebied van landmeten/geodesie. Voorbeelden hiervan zijn het samen vaststellen van de missie, het gezamenlijk aanbesteden van de luchtfoto's en het samen maken van de basisregistratie grootschalige topografie (BGT). Daarbij werken we met apparatuur om, uit luchtfoto's, efficiënt de basisregistraties bij te houden. Dit doen we samen met het waterschap 'Scheldestromen'.
In 2020 hebben we ons gericht op het uniformeren van de BGT. Voor 2021 willen we ons meer gaan toeleggen op de koppelingen en afstemmingen met andere basisregistratie systemen zoals BOR en de BAG.

Archivering
We brachten samen met het Zeeuws Archief onze fysieke archieven in kaart. Het gaat om archieven die zich nu in het stadhuis in Terneuzen bevinden. In nauwe samenwerking met het Zeeuws Archief werken we aan een plan van aanpak. We denken aan een gefaseerd traject. We hopen in 2021 opnieuw een deel van onze archief te gaan overbrengen.  
Volgens de archiefwet mogen vanaf 2021 de algemene archieven van 1990 tot 2003 over naar het Zeeuws Archief. Het gaat om archieven van de voormalige gemeenten Axel, Sas van Gent en Terneuzen. Ook ons bouw- en milieuarchief komt in aanmerking voor overbrenging. Maar daar kijken we ook naar digitalisering.
We inventariseerden samen met het Zeeuws Archief ook onze digitale archieven. We maakten een meerjarenplan voor (voorbereiding van) de overbrenging ervan naar het E-depot van het Zeeuws Archief. Deze overbrenging is complex want dit is niet eerder gedaan door ons of andere gemeenten.
We gaan in 2021 verder met de uitvoering van dit meerjarenplan.  

Communicatie
De gemeente opereert in een sterk veranderende omgeving, waarin communicatie een meer proactieve en interactieve invulling krijgt. Inwoners zijn mondiger, willen meer invloed en sneller duidelijkheid over veranderingen binnen hun gemeente. Vooral door inzet van social media zijn onze directe contacten met inwoners intensiever. Dit draagt bij aan de kwaliteit van de communicatie en meer begrip bij inwoners.
Daarnaast volgen de ontwikkelingen op het gebied van communicatie elkaar in razend tempo op. Het nieuws verspreidt zich steeds sneller en via meer kanalen. We spelen in op de belangrijkste trends en zorgen voor borging van een eenduidige profilering van onze gemeente. We doen dit pragmatisch en innovatief en we streven naar continue verbetering hiervan. Ook s timuleren, coachen en ontwikkelen we het communicatiebewustzijn en de communicatievaardigheden van onze medewerkers met trainingen. En we stimuleren helder taalgebruik, beeldcommunicatie en communicatie via digitale platforms.